La firma electrónica de contratos ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una práctica habitual en el entorno empresarial. Plataformas como DocuSign® y otras soluciones tecnológicas permiten celebrar acuerdos de manera ágil, reducir tiempos de espera y facilitar la gestión documental, especialmente en operaciones a distancia.
Sin embargo, la adopción de estas herramientas no está exenta de riesgos legales si no se implementan de forma adecuada. La eficiencia tecnológica, por sí sola, no garantiza la validez jurídica ni la seguridad de un contrato.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un mecanismo mediante el cual las partes manifiestan su consentimiento a través de medios digitales. Para que produzca efectos legales, debe cumplir con determinados requisitos técnicos y jurídicos establecidos en la legislación aplicable. No todas las firmas electrónicas tienen el mismo alcance ni ofrecen el mismo nivel de seguridad o fuerza probatoria.
Principales beneficios de la firma electrónica
Entre las ventajas más relevantes de utilizar firmas electrónicas en la contratación destacan:
- Mayor agilidad en la celebración de contratos y reducción de tiempos de firma.
- Disminución de costos operativos asociados a procesos físicos.
- Mejor control documental, trazabilidad y gestión de versiones.
- Facilidad para formalizar operaciones con partes ubicadas en distintos lugares.
Estas ventajas explican por qué cada vez más empresas optan por digitalizar sus procesos contractuales.
Riesgos y retos legales a considerar
El uso indiscriminado o incorrecto de la firma electrónica puede generar contingencias relevantes, entre ellas:
- Empleo de un tipo de firma que no corresponde a la naturaleza del contrato.
- Dificultades para acreditar la autoría o integridad del documento en caso de controversia.
- Falta de mecanismos adecuados para verificar la identidad de los firmantes.
- Riesgos en materia de seguridad de la información y protección de datos personales.
En escenarios de auditoría, litigio o revisión contractual, estos aspectos pueden comprometer la validez o eficacia del contrato.
Un punto clave: no todos los contratos se firman igual
No todas las operaciones deben documentarse utilizando el mismo tipo de firma electrónica. La elección debe realizarse caso por caso, considerando la naturaleza del acto jurídico, sus efectos, el nivel de riesgo y las partes involucradas. En ciertos supuestos, una firma electrónica simple puede ser suficiente; en otros, será indispensable contar con una firma electrónica avanzada.
Recomendaciones para una implementación segura
Antes de generalizar el uso de plataformas electrónicas para la firma de contratos, es recomendable:
- Evaluar el tipo de contrato y el nivel de riesgo legal asociado.
- Verificar que la firma y la plataforma cumplan con el Código de Comercio, la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) y estándares como la NOM-151-SCFI-2016.
- Definir políticas internas claras sobre el uso de firmas electrónicas.
- Asegurar un respaldo probatorio adecuado de los documentos firmados.
Acompañamiento legal especializado
La clave no está únicamente en adoptar tecnología, sino en integrarla correctamente a los procesos legales de la empresa. En Roqueni Abogados acompañamos a las organizaciones en la implementación segura de firmas electrónicas, alineando eficiencia operativa y cumplimiento normativo para reducir riesgos y fortalecer la validez de sus contratos